Slimme en moderne oplossing voor de urenregistratie van je personeel

Als ondernemer ben je voortdurend op zoek naar kansen om bestaande processen te optimaliseren. Digitalisering vormt hierin een steeds belangrijkere component. Neem bijvoorbeeld de urenregistratie van je personeel.

Voorheen hing je een invulschema aan de wand op; tegenwoordig gaat men steeds vaker voor uitgebreide urenregistratie software voor je personeel. De keuze voor moderne software biedt verschillende voordelen. Denk aan het feit dat de kans op fouten sterk afneemt; het invulschema raakt niet kwijt en medewerkers vergeten hun uren minder snel door te geven. Daarbij hoeft het invulschema niet langer handmatig overgenomen te worden in de systemen die je op de computer gebruikt. Data over de gewerkte uren wordt automatisch gesynchroniseerd met het beheerpaneel van je planner of HR-medewerker. In dit artikel lees je er meer over. 

Verschillende mogelijkheden om uren bij te houden 
Het bijhouden van uren kan op verschillende manieren. Denk bijvoorbeeld aan de koppeling van deze slimme software aan een modern kassasysteem. Ideaal voor bijvoorbeeld horecagelegenheden, musea en aanbieders van groepsactiviteiten. Op het moment dat een medewerker zich op de kassa aanmeldt beginnen diens uren te lopen. Aan het eind van de werkdag of tijdens een pauze meldt de medewerker zichzelf weer af. Naast de koppeling met een kassasysteem is ook het gebruik van een app mogelijk. Evenals de integratie met een prikklok aan de wand. Je bepaalt in dat laatste geval zelf hoe medewerkers zich identificeren; via hun bankpas, een OV-chipkaart of bijvoorbeeld een druppel. Wat krijgt jouw voorkeur? 

Automatiseer processen binnen je organisatie 
Door gebruik te maken van een slimme toepassing voor de urenregistratie van het personeel neemt niet alleen de foutgevoeligheid van een dergelijk proces af. Ook is het met de gegenereerde data binnen het systeem mogelijk om zaken te automatiseren. Laat de pauzetijd van een medewerker bijvoorbeeld automatisch toepassen op basis van diens gewerkte uren. Of stel het systeem zo in, dat je automatisch een melding krijgt op het moment dat een medewerker te laat begint met werken. Zeker wanneer je meerdere vestigingen hebt is dit een hele fijne toevoeging aan zo’n systeem. 

Vergeet een medewerker uit te klokken? Het systeem stuurt deze medewerker direct een herinnering om dit alsnog te doen. Het is zelfs mogelijk om locatierestricties in te stellen. Handig, want je wilt voorkomen dat men vanuit huis alvast inklokt. Een voorbeeld van een tool die deze functionaliteiten biedt is Shiftbase. Kijk zelf ook eens, welke meerwaarde zo’n tool jouw organisatie kan bieden.